Vorgehen nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung

Bestehen Bedenken gegen die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung, empfiehlt sich natürlich die Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Prüfung der Abrechnung. Kommt dies nicht in Betracht, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

   1. 12-Monats-Frist notieren (Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Rechnung - geht bspw.

       die Abrechnung am 09.03.2024 zu, dann muss man sich den 31.03.2025 als Frist notieren)

   2. Nachweisbare (bspw. Einwurf-Einschreiben oder Einwurf mit Zeugen) Aufforderung an den

       Vermieter, dass Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Originalbelege

       gewährt wird, einschließlich zugrundliegender Verträge und Zahlungsbelege (am besten

       mit Unterbreitung eigener Terminvorschläge)

       Das danach folgende Vorgehen richtet sich nach der Reaktion des Vermieters.

               Einsichtsgewährung                             keine Reaktion oder Ablehnung

                                                                                   der Einsichtsgewährung

         

   3. vorgelegte Unterlagen in                         3. wiederholte nachweisbare Aufford.

       Bezug auf die Abrechnungs-                        zur Einsichtsgewährung, jetzt mit

       daten prüfen und Fotografien/                    Fristsetzung (Mahnung)

       Kopien für die eigenen Unter-

        lagen fertigen

 

   4. Abrechnung im Detail prüfen                   4. Klage auf Einsichtsgewährung

       und an den Vermieter vor Ab-

       lauf der Jahresfrist Schreiben

       verfassen, unter Benennung

       der konkreten, im Rahmen der

       Einsichtnahme gefundenen,

       Abrechnungsfehler und Be-

       rechnung der Rückforderung

       (auf Nachweis des Zugangs

       vor Ablauf der Frist achten)

 

   5. Mahnung unter Fristsetzung,

       wenn keine Reaktion (auf

       Zugangsnachweis achten)

 

   6. Zahlungsklage, wenn immer noch

        keine Reaktion oder Ablehnung

 

Parallel dazu sollte man sich überlegen, ob man im Falle einer Nachzahlung diese zunächst unter dem Vorbehalt der Rückforderung leistet, denn spätestens mit der Mahnung/Ablehnung der Nachzahlung kommt man in Verzug und muss den Rückforderungsbetrag verzinsen, sofern er sich als berechtigt erweist.

Eine Ausnahme gilt dann, wenn der Vermieter keine Belegeinsicht gewährt, denn dann (und erst dann) besteht ein Zurückbehaltungsrecht, das zur Verweigerung der Nachzahlung bis zur Einsichtsgewährung berechtigt und das Entstehen einer Zinsforderung verhindert.